リクルーティングコラム

テレワーク・在宅勤務・リモートワーク|導入時の3つの準備と注意点

リモートワーク テレワーク 在宅勤務の画像

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)などの感染症や、台風・地震などの自然災害時の安全対策として、「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」という時間や場所にとらわれない多様な働き方を導入する企業が増えています。

今までとは違う新しい働き方を導入するには、働く上で必要なルールやスムーズに業務を進めるためのツールを整備しておかなければなりません。

これらの新しい働き方を導入しようと検討している企業が知っておくべき、3つの準備と2つの注意点について分かりやすくお伝えします。

5分で簡単に読めるようまとめていますので、ぜひ参考にしてくださいね。

注目の働き方!「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」とは

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まずは、「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」のそれぞれの言葉の意味についてみていきましょう。

それぞれの言葉の意味

◆テレワーク 

テレワーク(telework)とは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で「離れたところで働くこと」を指します。

◆在宅勤務

在宅勤務とは「自宅で働くこと」であり、雇用型テレワークの一つのかたちです。

◆リモートワーク

リモートワーク(remotework)とは、「remote=遠隔・遠い」、「work=働く」を組み合わせた造語で「会社以外のところで働くこと」を指します。

詳しくはこちら【新型コロナ対策で注目!テレワーク,在宅勤務,リモートワークの違い

導入する際のメリット・デメリット

メリットだけでなくデメリットも確認した上で、導入を検討したいですよね。

それぞれ下にまとめていますので、確認しましょう。

《メリット》
・不測の事態に、社員を危険にさらすことなく会社の業務を遂行できる

・コストを削減できる

 

《デメリット》
・コミュニケーションの少なさから、生産性が低下するリスクがある

・情報漏洩のリスクがある

 

詳しくはこちら【新型コロナ対策で注目!テレワーク,在宅勤務,リモートワークの違い

それぞれの意味を理解したところで、次項では実際に導入するために必要な準備についてお話しします。

「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」を導入するための3つの準備

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「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」を導入しようとした時、どのような流れで何を準備すれば良いのでしょうか。

スムーズに導入するために必要な準備についてみていきましょう。

(1)関係者が納得して仕事をするためのルールを決める

「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」を導入する際、決めておくべきルールとして特に重要なのが「労働時間や業務の管理」です。

正しく給与や評価に反映するため、
・誰がどのくらい働いているのか
・どの程度業務が進捗しているのか
などについて、正確に管理できる状態にしておかなければなりません。

上司の目が届かないぶん、社員の自己管理に任せてしまうと長時間仕事をしてしまい、労働生産性が下がる可能性も否定できません。

このようなことにならないよう、勤怠管理システムを導入したり業務管理シートを作成したりするなどの対策を考える必要があります。

(2)仕事をしやすい環境を整える

「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」の理想の形は、離れた場所で仕事をしていても一緒に仕事をするメンバー同士でスムーズなコミュニケーションが取れ、オフィスと同じように仕事ができることです。

別のオフィスを設けるのか、自宅での仕事に限定するのか、また誰にどのような仕事を任せるのかなどによって必要な準備は異なりますが、仕事環境を整備するための準備として以下のものがあげられます。

《想定しておくべき仕事環境の整備の例》
・仕事を円滑に進めるためのサテライトオフィスやパソコンの準備
・業務の遂行やコミュニケーションをとるための通信環境の整備
・どこにいても仕事を可能にするためのオンライン会議システムの導入 など

どのような働き方であっても、社員がオフィスと同じように働ける環境を企業が作ることが大切です。

(3)スムーズに仕事を進めるためのツールを決める

メンバー同士が直接顔をみながら仕事を進めることができない「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」では、メールと電話だけで十分なコミュニケーションを取ることは難しいものです。

この問題を解決するため、
・遠隔でも会議ができるWeb会議ツールやオンライン会議システム
・簡単にやり取りのできるビジネスチャット
・書類やデータを簡単に共有できるクラウドストレージ
など、必要に応じたツールを選ぶ必要があります。

仕事内容によって適切なツールが異なるため、どのようなツールがあるのか事前に調べておきましょう。

「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」を導入するときの2つの注意点

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続いて、「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」を導入する時にどのようなことに気をつければよいのか、注意点を2つご紹介します。

(1)評価基準を明確にする

導入以前の評価基準では、オフィスで働く社員とオフィス以外で働く社員を平等に評価できなくなります。

どのような働き方でも正しく評価できるよう、「労働時間ではなく業務の成果で評価をする」など、何をもって評価するのかを改めて見直しておくことが大事です。

(2)コミュニケーションを密にとり、こまめに情報共有をする

仕事に関わるメンバーが別々の場所で同じ仕事を進めるとき、「指示したものの、正しく意図が伝わっていない」「説明が足りず、勘違いや誤解を招いてしまった」といった問題が起こりがちです。

「オフィスにいる人しか知らない情報がある」「オフィス以外では見ることのできない資料がある」といった状況を作らないよう、これまで以上に密なコミュニケーションやこまめな情報共有が重要です。

やり取りがスムーズにできるビジネスチャットツールの導入や、いつでもどこでも資料が見られるようにクラウドに保存するといった対策を行いましょう。

まとめ

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「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」は、感染症や自然災害など不測の事態でも、状況に応じて柔軟に対応できる働き方として、多くの企業が導入・検討をしています。

導入する際はメリット・デメリットだけでなく、事前に準備しておくことや注意点を知った上で社員が働きやすい環境を作ることが必要です。

「社員にとって安全で働きやすい企業」が求められる今、新しく取り入れる働き方の一つとして導入を考えてみてはいかがでしょうか。

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※この記事は2020年3月の情報を元に作成しています。

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