リクルーティングコラム

人事担当者が採用面接でチェックするポイントと注意点

人事採用のイメージ

新卒学生や中途採用者の採用において、役員や現場担当者とともに人事担当者が面接を担当することがあります。人事担当者は企業全体の人財戦略を担っているため、ほかの担当者とは異なる大局的な視点で応募者を観察する姿勢を持つことが優れた人材を獲得する上で大切です。この記事では、人事担当者が面接にかかわる上で知っておきたいポイントや、面接を行う際の注意点などについて解説します。

新卒採用で知っておくべきポイント

新卒採用の面接では、応募者が10代~20代の学生であり、職務経験が少ないことに配慮した対応が大切です。新卒採用の面接での留意点や、応募者の観察ポイントについて説明します。

新卒採用を行うメリットとデメリット

多くの応募者の中から、優秀な人材や自社の風土にマッチした人材を採用できるチャンスが豊富なのが、新卒採用のメリットです。数か月かけて採用活動を行う企業が多く、面接やグループワークなどの多様な選考プロセスを経て、じっくりと内定者を絞り込めます。入社後の体系的な研修やフォローアップにより、企業への愛着・忠誠心(ロイヤリティ)を育てて長期勤続につなげられるでしょう。定期的に若手人材を採用することで、組織の新陳代謝も期待できます。

一方で、景気動向や社会環境の変化により応募者が変動し、応募者が少ない場合あるいは内定辞退者が生じた場合には、計画した人員数を確保できないことが考えられます。採用活動や社員教育にかかるコストも高くなりがちです。また、入社後に人間関係や職業適性などのミスマッチに気付いて、早期退職に至る可能性も考慮に入れる必要もあります。経営戦略や既存社員の熟練度などを考慮しながら、新卒採用の方針を決めていきましょう。

新卒採用で注意すること

学生は社会経験が少ないため、企業の事業内容や理念への理解が不十分である可能性を考慮して採用活動を進める必要があります。中途採用者と比べ、明確な実績などの判断指標も少なく、エントリーシートや面接時の発言内容から潜在能力(ポテンシャル)を見抜くという難しい判断を余儀なくされる点にも注意が必要です。近年では就活に関与する保護者(父母)が増加傾向にあるため、就活動向や職場環境などの情報提供も重要視され始めています。

また、2020年度入社分までは経団連により「採用選考に関する指針」が示され、採用活動スケジュールの協定や学業専念への配慮要請が行われていました。2021年度以降に入社する学生には、この指針が適用されませんが、当面は卒業・修了年度の6月1日に採用面接開始を解禁するルールが継続される見込みです。新卒採用を行う企業には従来と同様に、公平・公正な採用選考はもちろん、学業への影響を最小限に留める採用活動の実施が求められます。

新卒採用の面接での心構え・準備

新卒採用の面接では学生が本来の実力を発揮できるように、話しやすい雰囲気づくりへの心配りが大切です。緊張した状態で応募者が入室してくるため、笑顔で迎え入れ、当たり障りのない質問(アイスブレイク)から入ると緊張がほぐれるでしょう。穏やかなペースで面接を進めると、応募者が考えながら質問に答えられる上、面接担当者も回答への深掘りを検討できて一石二鳥です。

集団面接では、集まった人全員が回答できる話題を選んだり、特定の人が長時間発言しないよう調整したりすると公平性が増すでしょう。応募者とその保護者が将来の顧客であると考え、相互理解と丁寧な対応を心がけることが大切です。

応募者のどんなところをチェックするか

人事担当者が面接を行う場合は、仕事そのものに取り組む姿勢や新しい環境へ適応できる能力を中心にチェックしていきます。例えば、苦労・失敗した出来事に関する質問から、工夫しながら成長できる人材かどうかを確認できます。志望動機に関する質問を通じて、企業理念への共感度を見積もることも可能です。

役員や部門長などが面接に同席する場合には、上下関係によって態度を変えないかを観察して、円満な人間関係を構築できるかもチェックポイントとなります。入退室時のドアの開け閉めや挨拶などの動作から、基礎的なビジネスマナーが身についているか、そして相手に失礼がない対応ができるかをチェックすることも可能です。

さまざまな新卒採用の手段とその特徴

新卒採用のイメージ

多くの学生に企業への関心を持ってもらえるよう、新卒採用ではさまざまなアプローチが試みられます。採用コストや募集職種に応じて、複数の採用手段を組み合わせて進められるのが一般的です。採用手段ごとの特徴や必要なコストについて説明します。

就職サイトに登録する

就職活動を行う学生のほとんどが就職サイトを活用しているため、全国から多くの学生の応募を期待できます。採用計画に関する相談や掲載原稿の作成などのサポート体制が充実しており、共通エントリーシートや適性検査(SPI3)といったツールを活用できるのがメリットです。

先輩社員インタビュー(社員紹介)や画像や動画を盛り込んだ企業情報も作成でき、学生へ豊富な情報を提供できます。応募者が殺到した場合の対応が大変というデメリットはあるものの、採用したい学生のイメージや選考基準を明確化しておくことで、ある程度は応募者を絞り込めるでしょう。サイトへの掲載費用は30万円~300万円程度と幅広く、面接管理システムなどのオプションの追加には別途費用がかかります。

新卒紹介で学生に会う

新卒紹介とは、企業側が提示した条件に基づき、人材紹介会社から卒業見込みの学生の紹介を受けるサービスです。登録面談(キャリアカウンセリング)の内容をベースに、第三者から見た応募者の人物像や仕事への適性などの情報を入手できます。

事業戦略に直結したポジションで新卒採用を行う場合に、非公開求人として特定の条件に合う学生に限定して募集を行うという使い方も可能です。グループディスカッションなどの選考プロセスを回避し、志望企業と直接面接を希望する学生がいる点を考慮し、面接時には対話力や文章力を念入りに確認するなどの工夫を加えると効果的です。初期費用はかかりませんが、採用が確定した場合には100万円前後(年収の20%~30%が目安)の紹介料がかかります。

合同企業説明会に出展する

多数の企業が特定の場所に集結して、学生を対象に会社説明会や面接会を行うイベントです。新型コロナウイルス感染症の影響により、合同企業説明会をオンラインで実施するケースが増えています。出展ブースへの呼び込み(集客)を通じて、資料や掲示物を使いながら企業情報を学生へ対面でアピールできるのが特徴です。

業界情報など企業研究や志望動機を深掘りするきっかけを提供できますが、自社のエントリーに至らない場合がある点に留意が必要です。自治体など公的機関が主催する場合は出展料が無料ですが、就職サイトが主催するものでは地域やブースの広さによって、10万円~300万円の出展料がかかります。

インターンシップを行う

インターンシップは、1日~2週間程度の職場体験を通じて入社後のイメージを形成する目的で行われますが、優秀な学生(主に大学3年生)に対して自社へのエントリーを促す場としても機能します。グループディスカッションやプレゼン資料作成などのワークをとりいれ、集中力や忍耐力といった仕事への姿勢を具体的に観察できるのが特徴です。

インターンシップを受け入れる現場担当者への負荷を考慮しながら、メニューを作成するようにします。インターンシップの中で実務に近い作業をさせる場合は、就活支援金としてアルバイトと同水準の賃金を支払うのが無難です。

大学の就職課で求人をする

大学の就職課(キャリアセンター)に求人掲載を依頼し、エントリーを仲介してもらう方法です。学内での企業説明会や面接会を通じて、学校・学部を限定した採用活動を展開できます。採用実績を積み重ねて優秀な学生の推薦を受けられれば、採用活動を効率化できる点も見逃せません。

新卒採用を行わない年度でも定期的に就職課を訪問し、入社した学生の働きぶりや企業動向などの情報提供を継続することが、信頼関係を深めるためには欠かせません。求人掲載費用は無料ですが、学内の就職情報誌への広告掲載などの協賛金を求められるケースがあるようです。

ハローワークで求人を出す

会社の所在地を管轄するハローワークに求人掲載を依頼し、学生の応募を待つ方法です。画像付きの企業情報を求人票に掲載でき、業種やエリアごとの面接会にも参加できます。新卒学生の個別支援に特化した「新卒応援ハローワーク」の設置場所が限られていることから、地方部の学生に求人情報が伝わりにくいのがデメリットです。

反面、就職サイトに掲載されている企業との競合を回避できる一面もあります。求人掲載や面接会への参加を含め、ハローワークは無料で利用できます。

内定者に入社してもらうために

内定者の入社辞退を防ぎ、入社後の円滑な定着を図るために、内定者フォローは採用活動の中でも重要な位置付けです。内定者と企業とが定期的にコミュニケーションを取ることで、就職への不安から内定辞退に至る「内定ブルー」を防止する効果も期待できます。具体的には次の方法が考えられます。

内定式

社長や役員から企業のビジョンを説明すると、内定者のモチベーションが高まります。内定者同士や配属予定部署のメンバーと対話できる機会を設けることも、入社意識を高めるのに効果的です。いわゆる「親ブロック」を未然に防ぐため、内定式に保護者を招く企業もみられます。

内定者研修

対面やe-ラーニングによって仕事内容やビジネスマナーへの理解を深めてもらうことが、新社会人になる不安を和らげるのに有効です。研修の一環として、短期間のアルバイトを通じて職場内の雰囲気を実感できる場を作るのもよいでしょう。研修を企画・実施する際は、卒業論文の提出などの学業を優先してスケジュールを組むなどの配慮が必要です。

3個人面談

他の内定先への流出を防ぎ、企業の一員としての意識を高める効果を発揮します。就活段階で行った自己分析や企業研究の成果を振り返ることも、新社会人になるための自信につながります。面談でSNSやチャットツールを活用する場合は、連絡の頻度・時間帯を取り決めておくようにしましょう。

中途採用で知っておくべきポイント

中途採用のイメージ

中途採用は、年度途中での欠員補充や増員による組織力の強化を目的とするため、募集から採用までの期間が短いのが特徴です。近年では、時間をかけてでも企業理念に合った人材を迎えたいという考えから、通年採用を行う企業もみられます。中途採用を進める上で心がけたいポイントについて説明します。

中途採用を行うメリットとデメリット

中途採用は、退職に伴う欠員補充を目的とする場合と、人員配置を厚くして事業拡大を目指す場合の2つの場面に分けられます。即戦力となる人材を迎え入れることで、研修や人材育成にかかるコストを抑えながら生産性の向上を目指せるのが、中途採用の大きな魅力です。他の企業や業界で得た知識や経験を自社の文化に融合することで、新たな企業価値をもたらす効果も期待できます。

一方で、仕事の進め方をめぐって意見の対立を生む懸念があるため、入社後早い時期に既存メンバーと意見をすり合わせておくことが大切です。自社より優れた条件の職場が見つかった場合に、早期退職を決断されるリスクも潜在していることから、能力を正当に評価した上で賃金等の待遇に反映させる制度の確立も重要性を帯びてきます。

面接の場では応募者が持つスキルや知見はもちろんのこと、協調性や柔軟性といった人柄、そして企業文化への理解や長期勤続の意思も入念にチェックする必要があります。

中途採用で注意すること

中途採用者は新卒とは異なり、何らかの形で社会経験や職務経歴を積んでいるため、社員教育を行う際には現場のルール(ローカルルール)を主体としたプログラムを組み、既存社員と早期になじめる環境づくりが必要です。給与を決定する際も、前職の年収と既存社員の年収とのバランスを考慮して、転職に伴う賃金面でのデメリットが少なくなるように対応することになります。

中途採用の求人広告は既存社員も見ることができるため、入社当初の給与設定が高すぎると不公平感を抱かれる恐れがあるので注意が必要です。また、面接した時点で企業風土に合わない、あるいは所属メンバーとの協調性に課題があると判断した場合には、優秀な人材であっても採用を見送る決断が必要となる場面もあるでしょう。

中途採用の面接での心構え・準備

中途採用の面接では、応募者によって面接担当者が審査(逆面接)されていることを前提に、身だしなみや言葉遣いへの注意はもちろんのこと、待遇や担当業務など入社意思の決定に必要な情報を積極的に提供する姿勢が求められます。

同時に、応募者との対話内容から、応募書類で申告した職務経歴や志望動機が真実であるかどうかや、入社後に発揮できるスキルを見極める能力も、担当者にとっては必要不可欠です。応募者と面接担当者とのパートナーシップを構築する気持ちをもって、面接を進めていきましょう。なお、面接の経過は転職サイトの口コミとして掲載される場合があり、担当者の評判が企業の評判として定着しうる点にも注意を払う必要があります。

応募者のどんなところをチェックするか

中途採用者の面接では、即戦力を発揮できることを念頭に置きながら、企業の風土に合った人物かどうかを次の3項目を中心にチェックします。

退職理由

退職を決断したきっかけや、退職を回避するために努力したことの有無を確認することで、同じ理由での退職を繰り返していないか、あるいは良好な人間関係を構築できるかを判断できます。応募書類に「会社都合での退職」と記載されている場合には、応募者に問題があって解雇された可能性がある点に注意しましょう。

職務経歴

仕事をする業界を選んだ動機や、今後どのような形で自分の持つ能力を活かせるかの確認を通じて、キャリアの一貫性や積極性を見極めることができます。複数の業種をまたぐ転職歴がある場合は、飽きっぽい性格なのか、多様な経験を望んだ戦略的な転職なのかを慎重にチェックしましょう。異業種経験が組織に新風を吹き込む可能性があるからです。

保有スキル

自社で活用できるスキルやノウハウを持っているのかを、前職でのエピソードと合わせて確認していきます。職場の課題を具体例として提示し、どのようなアプローチで解決するかの説明を通じて、保有スキルを明確化する方法もあります。

さまざまな中途採用の手段とその特徴

中途採用のイメージ

中途採用では、優れた経験を持つ人材を獲得する目的を達成するために、求職者へ職務内容や待遇などの具体的な情報公開が効果的です。同時に、競合他社に人事戦略を見抜かれないようにする配慮も求められます。中途採用で活用される6つの採用方法について紹介します。

転職サイトで求人を出す

転職サイトは企業・応募者双方にとってメジャーな存在で、総合型求人サイトでは、全国のあらゆる業界・職種の求人情報が提供されています。一方、業界やエリアに特化した転職サイトも運営されており、幅広い層の応募者から自社にふさわしい人材を獲得できる点がメリットです。

サイトによっては、求職者への直接アプローチを可能にするスカウト機能が提供されており、効率的な採用活動が実現します。応募者を増やすためには、選考フローや入社後の待遇など求職者が入手したい情報を多く提供するのがポイントです。

人材紹介を利用する

人材紹介は、転職エージェント(人材紹介会社)を通じて企業と求職者との人材マッチングを行うサービスです。求職者にとっては入社条件の交渉を代行してもらえるメリットがあり、専門性が高い分野を中心に紹介会社の利用が増えています。

職場の雰囲気や上司の性格などの細かな情報をコンサルタントに提供することで、企業・職場の風土に合った人材を獲得できる可能性が広がります。応募者の殺到を避けるために非公開求人としたり、紹介会社による登録面談の所見を1次選考の材料にしたりする使い方も可能です。

転職フェアへの出展

学生向けの合同企業説明会と同様に、転職希望者を対象に会社紹介や面談を行うイベントで、大手転職サイトが主催する大規模フェアの知名度が高いですが、ハローワークや自治体が主催する小規模なものも存在します。将来的に転職したいと考える人材も来場するため、転職サイトや人材紹介では出会えない層の求職者と出会えるのが特徴です。

転職フェア開催の1か月前が出展締切の目安なので、長期的な採用計画を持つ企業には参加のメリットが生まれる反面、短期間で採用活動を完了したい場合には別の採用方法と組み合わせる必要があるでしょう。

ハローワークに求人を出す

ハローワークに求人票の掲載を依頼すると、最短で翌日に求人票が掲載されるため、欠員補充など早急に人材を募集したい場合には選択肢の一つとなります。企業の希望に応じて民間の人材サービス会社への情報提供も行われており、Indeedにハローワークの求人がリンクされるなど、求人情報が公開される範囲が広いのが特徴です。

求職者の応募意思を尊重した対応がなされるため、企業が求めるスキルに達しない人が応募してくる可能性があります。採用後に徹底した教育を行うと割り切って、未経験者でも人柄が良ければ歓迎するスタンスでハローワークに求人を依頼するケースもあるようです。

リファラル採用で紹介してもらう

特定の従業員に採用活動への協力を依頼し、企業に適した人材の紹介を受ける仕組みです。募集背景や社内事情を十分理解した上で入社することと、入社当初から相談しやすい仲間がいるという安心感から、長期勤続につながりやすいメリットを持っています。「コネ入社」と誤解を生むケースがあるため、他の社員から見ても納得できるような選考基準を定めておくようにしましょう。採用成功時のインセンティブは、職業安定法の兼ね合いから月々の給与に臨時手当てとして上乗せして支払われるのが現状ですが、比較的低コストでの採用が実現します。

ヘッドハンティングで探す

経営幹部や希少価値が高いスキルを持つ人材のように、時間をかけてでも優秀な人材を採用したい場合に用いられる手段で、エグゼクティブサーチとも呼ばれています。管理職の交代や新規事業のリーダー役を選ぶ場面など、採用情報が公開されると従業員のモチベーションに影響を及ぼす恐れがある場合に選択されるようです。ヘッドハンティングを依頼した時点で着手金が発生する他、成功報酬とは別に情報収集に関する報酬が必要となるため、採用コストは高くなります。

面接を行うときの注意点

採用面接のイメージ

面接では、企業側が入社してほしい応募者を選ぶ場であると同時に、応募者が「この会社に入社して大丈夫か」を判断する場でもあります。すべての応募者に公正な態度を取りながらも、許される範囲で応募者の状況に応じた配慮を行うことも、応募者本来の姿を確認する上では大切なことです。面接を行う際の注意点について説明します。

応募者の緊張をほぐす

応募者がリラックスして話しやすい環境をつくることが、優秀な人材選びの第一歩です。まずは面接会場まで応募者が安心してたどり着けるよう、会場エントランスから面接室までのルート案内を壁やエレベーターホールに貼っておきます。可能であれば、玄関先で誘導担当者が出迎えて会場まで直接案内するとスムーズです。中小企業では、面接担当者が直接対応してもよいでしょう。

応募者が面接室に入室したら、面接に足を運んでくれたことへの謝意を伝えた上で、就職活動の状況など応募者が答えやすい質問を行います。「考えながら、自分の言葉でお話しして大丈夫ですよ」等と言葉をかけることも、応募者の緊張をほぐすには効果的です。メモを取る場合には一言断っておくと、その場で評価されているという印象を軽減できます。

服装に注意する

応募者が積極的に話したくなる雰囲気を作るためにも、面接担当者が服装や髪型に気を配り、清潔感を持って身だしなみを整えることが大切です。具体的な服装を指示していない限り、応募者はスーツで来社するのが就活マナーといわれているため、面接担当者もスーツ着用で対応するようにします。クールビズやウォームビズが適用される期間の場合には、それに応じた服装でも差し支えありません。

外見だけでなく、ニオイへの配慮も必要です。担当者の体臭や会場の室内臭が強いと、応募者が平常心を持って話せなくなることも考えられますし、ハラスメント(スメハラ)を容認する企業ではないだろうかとマイナスイメージを抱かれるリスクも伴います。衣類用の除菌剤(香りが弱いもの)を活用したり、面接室内に消臭剤を置いたりすることもニオイ対策には有効です。

質問はわかりやすさに注力する

質問したい内容をわかりやすい言葉で伝えることで、応募者がスムーズに回答でき、本音を引き出せるチャンスが増えます。抽象的な言葉で質問すると応募者が戸惑ってしまい、面接担当者が意図する答えを引き出せない可能性があるからです。業界用語やカタカナのビジネス用語も、面接の場では使用を控えた方がよいでしょう。すべての応募者に同じ言葉を使って質問するために、面接シートを作成しておくのも有効です。

面接で聞いてはいけないこと

厚生労働省では、公正な採用選考の基本として「応募者の基本的人権の尊重」と「応募者の適性・能力のみを基準として行う」ことが明示されています。特に、次の2項目については就職差別につながる恐れがあるため、質問を差し控えるようにしましょう。本人からこれらの項目に関する話題を提示してきた場合も、別のテーマに置き換えて深掘りを回避するのが賢明です。

・本人に責任のない事項の把握(本籍地や家族に関する情報など)
・本来自由であるべき事項の把握(宗教や政治に関する内容など)
厚生労働省HP「公正な採用選考の基本」より引用

結婚や出産の予定を確認することも性差別につながる懸念がある他、いわゆる「圧迫面接」も応募者に心理的な負担を余儀なくさせてしまいます。応募者本人の体験や第三者からの評価などに関する質問にシフトすることで、仕事への考え方や行動特性(コンピテンシー)を正確に把握できるでしょう。

聞かれることは準備しておく

会社の業務に関する内容や職場環境といった応募者から必ず質問される内容については、どの応募者にも同じ回答ができるよう事前に準備しておくことをおすすめします。応募者の疑問や不安を面接の場で解消できることで、仕事や会社への理解が深まり、就職先として選んでもらえる可能性が増すでしょう。中途採用では質問時に職場見学のリクエストが出るケースもあるため、配属予定部署に事前準備をお願いしておくと対応がスムーズです。具体的な年収など即答できない質問の場合は、あいまいな回答をせずに後日回答するようにします。

まとめ 採用では求めている人材を明確にする

採用活動を始める段階から応募者に求めるスキルや人物像を明確にしておけば、面接の場で充実したコミュニケーションを実現でき、入社後のミスマッチ防止にもつながります。同じ質問をする場合でも、会話の流れや応募者の年齢・経験に応じて言葉選びや質問順序への配慮を行うことで、応募者の本質を引き出しやすくなるものです。

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会社の代表として応募者対応を行うと意識して、面接の場で安心して話せるムードを作り、丁寧な対応を心がけましょう。

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※この記事は2020年7月の情報を元に作成しています。

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