採用活動におけるペルソナとその活用方法とは？

「採用ペルソナ」とはどのような言葉で、使うことによってどのようなメリットがあるのでしょうか。

「ペルソナ」は主にマーケティング用語として使用される言葉ですが、採用活動においてもペルソナを設定することで多くのメリットが生まれます。

「今までペルソナを設定せずとも採用活動ができていたのだから、必要ない」と考える採用担当者の方もいるかもしれません。

しかしインターネットやSNS、転職エージェントなどの普及など、時代の流れの変化に加え、採用活動の難易度はどんどんと上がってきています。

採用活動が激化する中、採用活動をスムーズなものにする手段のひとつが「採用ペルソナ」の設定なのです。

本記事では「採用ペルソナ」がどのようなもので、採用ペルソナを設定することで得られる効果や、実際に設定する方法、そして設定後にどう用いていくのかについて解説します。

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採用ペルソナとは？

「採用ペルソナ」を設定してみようと思っても、具体的に「ペルソナ」とはどのようなもので、採用活動においてどのように用いればいいのか、そしてそもそも「ペルソナ」と「ターゲット」は何が異なるのかわからない採用担当者の方も多いでしょう。

「採用ペルソナ」の理解が曖昧なままペルソナ設定をして採用活動を始めると、無駄な時間がかかるだけでなく、望んでいる人材の採用につながりません。

ここからは「採用ペルソナ」について詳しく説明します。

ペルソナとは？

「ペルソナ」は主にマーケティング業界で使用されてる言葉ですが、最近では医療業界や採用業界でも使用されるようになりました。

「ペルソナ」を簡単に説明すると「サービスや商品の、典型的で詳細な人物像」です。

「ペルソナ」の語源は諸説ありますが、ラテン語の「persona：役割、人格、登場人物」から派生していると言われています。

語源からも、外見や表面的なものではなく、より内面に着目したものが「ペルソナ」であることがわかるでしょう。

マーケティング業界での「ペルソナ」は「商品を購入する典型的な顧客像」や「Webサイトを利用する典型的な顧客像」を指します。

採用活動における「ペルソナ」は、購入者やサイト利用者ではなく、「自社が採用したい典型的な人物像」です。

「採用ペルソナ」とは、性別や年齢、居住地、家族構成、学歴、職歴、趣味、ライフスタイルなどを詳細に設定した人物像を指します。

採用活動におけるペルソナの重要性

新型コロナウイルス感染症が収束に向かっている2023年現在、新卒・中途の採用活動を停止していた企業も、徐々に採用活動を再開し始めました。

下記の求人広告掲載件数の推移をみると、求人数が2021年から徐々に回復している事がわかります。

引用：公益社団法人全国求人情報協会「求人広告掲載件数」

各企業の採用活動が再始動したことにより、コロナ禍以前と比較し採用活動が激化しているのです。

厚生労働省の有効求人倍率を確認すると、新型コロナウイルス感染症が蔓延し出した2020年に有効求人倍率が大きくガクンと下がりました。

2021年2022年と徐々に有効求人倍率は上がっていることから、求職者は選択肢が増え、採用側である企業の採用活動難易度は上がったと言えます。

引用：厚生労働省「求人、求職及び求人倍率の推移」

このように採用活動が激化する中、「採用ペルソナ」の設定が重要視されています。

採用担当者の仕事は採用活動を行うだけでなく、ひとつの仕事が終われば「次回以降の採用活動において、何をどのように改善すればいいのか」を検討して実行するPDCAを行う必要があります。

PDCAとは「Plan：計画、Do：実行、Check：測定・評価、Action：対策・改善」の各英単語の頭文字を取った言葉です。

採用担当者は「〇〇部に〇名採用する」という目的を果たすだけが仕事ではありません。

会社が求めているのは「〇〇部で活躍できる人材を〇名採用する」ことです。

採用できた人数だけでなく採用した人材が果たして、本当に自社が望んでいた働きをしてくれる人材だったのかも検証し、次の採用に生かさなければなりません。

せっかく採用しても自社が望んでいた人材でない場合や、すぐに退職してしまった場合は、採用コストが膨れ上がるだけです。

また採用した人材が早期に離職することにより「新人にいくら教えても、すぐに辞めてしまう」という意識が既存社員間で芽生える可能性があり、教育担当をしていた社員たちのモチベーション低下につながりかねないでしょう。

採用ペルソナを明確に設定することで、自社の求める人材が明確になります。

面接担当者と経営者・現場社員が異なるケースがあっても、ペルソナに沿った採用活動をすることにより、求める人物像のミスマッチを軽減する効果が期待できるのです。

人物像の共有認識ができ、本当に求める人材とのミスマッチや早期離職軽減にもつながるため、採用ペルソナを設定することは重要だといえます。

ペルソナとターゲットの違い

「ペルソナ」と「ターゲット」は似て非なるものです。

ターゲットもペルソナ同様、マーケティング用語として一般的ですが「ペルソナ」と「ターゲット」の明確な違いは「粒度」の違いにあります。

「粒度」とは「物体の粒子の大きさ」のことであり、採用においては「ターゲット」よりも「ペルソナ」の方が、より詳細の人物像を描いたものです。

「ターゲット」は「年代、性別、経験職種」などを設定したものですが、「ペルソナ」は「年齢、居住地、趣味」などを設定した架空の人物像を指します。

上記の例のように、「ペルソナ」と「ターゲット」の粒度は異なっているので、どちらを用いるかで企業内で求める人物像を共有する際、個々間での認識のずれが少なくなります。

ペルソナを設定するメリット

ペルソナを設定した採用活動のメリットは複数あります。

ここからはそのなかでも大きいメリットとして、以下の3つを解説しましょう。

採用基準のズレを小さくできる

採用ターゲットではなく、採用ペルソナを設定することで、求めている人材のより詳細な共通認識を持つことができます。

ターゲットだとおおまかな条件しかないため、人によってイメージする人材に大きな差が出る可能性があるのです。

例えば採用ターゲットが「男性、営業経験あり」の場合、「男性、営業歴1年」でも「男性、反響営業90%の企業で半年間の営業経験あり」の人物も当てはまります。

しかし採用ペルソナを「男性、自社商品の電話営業経験5年、個人事業主の様な働き方に憧れ歩合の多い企業への転職希望」と設定しておけばペルソナの人物像がよりイメージしやすくなるでしょう。

個人経営の企業で、自分で採用して一緒に働くメンバーも採用担当者のみであれば「採用基準のズレ」はおきませんが、採用活動に関わる人数が多くなればなるほど「ズレ」は大きくなりやすいです。

求める人物像のイメージを言語化して採用ペルソナを設定することで、それが共通の採用基準となり、採用活動を行う上でのズレを小さくすることができるのです。

内定承諾後のミスマッチを防止できる

求職者が内定を承諾し実際に入社しただけでは「採用活動が成功した」とはいえません。

なぜなら内定承諾後の新卒研修や入社後にミスマッチが発覚し早期離職されてしまう可能性があるからです。

以下は最初の就職先である「初職」の離職理由で、1位は「仕事が自分に合わなかったため」になっています。

引用：内閣府　平成30年版子供・若者白書「初職の離職理由」

求人票や面接時に仕事内容については説明がありますが、説明があった上でなお、自分自身が希望する仕事内容と、実際の仕事内容にミスマッチがあったのかもしれません。

ペルソナを設定し、求めている人物像を求人票に反映させたり、面接時の採用基準に加えたりすることで、求職者側も「企業はどのような人材を求めているのか」「自分は求められている人物像に当てはまっているのか」を判断しやすくなります。

ペルソナに沿った採用活動を行っていれば、採用のミスマッチは起こりにくくなるでしょう。

価値観やライフスタイルも設定した採用ペルソナを基準とすることで、内定承諾後のミスマッチを防ぎ離職理由の大半が発生する可能性が減ると考えられます。

欲しい人材を効率的に採用できる

欲しい人材を効率的に採用するために、ペルソナを設定する意義は以下の2つです。

1つめの「本質的な意味での『欲しい人材』がわかる」ですが、ペルソナを設定することで「おおまかな欲しい人材」のイメージ像が「〇〇ということを大切にしている、〇〇な働き方をしたいAさん」という人物像に深掘りできます。

元は「職種未経験者不可」としていた求人票が、ペルソナ設定段階で「自社の活躍人材は未経験でも○○は経験していた者が多い」ということが分かる場合もあるでしょう。

その上で「経験よりも自発的な人材が欲しい」と、本当に必要とする「欲しい人材」が浮き彫りになることもあります。

2つめの「欲しい人材に効果的なアプローチができる」は、ペルソナを設定することにより「ペルソナに刺さるアピールポイント」、「ペルソナが企業に求めること」が想像しやすくなりました。

「漠然とした誰か」に向けてのアプローチと「Aさん」というペルソナに向けたアプローチでは情報の発信の方法がまったく異なります。

自社が本当に求める人材をペルソナとして設定し、そのペルソナに向けて効果的な方法でアプローチしていくことで、効率的な人材確保が期待できるのです。

※詳しくはこちら→【人材が定着しない原因は？社員の流出を減らして定着率を高めるリテンションマネジメント】

実際にペルソナを設定する

ペルソナがどのようなもので、どのようなメリットがあるか分かったところで、ここからは実際にペルソナを設定するやり方を解説していきます。

ペルソナは架空の人物像ではありますが、あまりにも現実離れした人物像では意味がありません。

採用担当者が頭で「理想の人材」を考えるだけでなく、実際に自社で活躍している社員や、経営陣・現場社員に「自社が求める理想の人材」はどのような人物かを聞いてみましょう。

自分が入社したときに、自社を選んだ理由や、入ってみてギャップがあったのか、実際に働いてみて感じる他社にはない自社の強みや魅力は何かを考え、洗い出すことでペルソナ設定に生かせます。

ペルソナ設定をする際、まずは全社共通の人物像という大きな枠組みから考え、その後で部署毎の人物像を考えていくことが大切です。

全社共通の求める人物像を定義

まずはペルソナに設定する項目を書き出し、下記のように項目を埋めていきましょう。

下記は一例のため、新卒・中途によっても企業によっても必要な項目は変えてください。

例えば自社で活躍している人材や勤続年数が長い社員にヒアリングしたところ「営業経験があり、コミュニケーション能力が高く、プライベートの時間を重視する人材が多い」場合、職歴や休日の過ごし方にその条件を反映させます。

このときに「自社がマンネリ状態にあり、新しい風を吹かせてくれる人材が欲しい」場合、そのまま反映してはいけません。

例えば、休日出勤や残業も多いけれど、給与も高い企業でプライペート重視の人材を採用してもミスマッチが起き、早期退職する可能性が高いでしょう。

そのため、ペルソナ設定の前段階になりますが「今回の採用で何を叶えたいのか」、「自社の強み・弱みは何か」の分析は必須です。

自社を理解した上でペルソナを設定し、もし欲しい人材と自社の現状での乖離がある場合、採用方針を見直すチャンスかもしれません。

有資格者が欲しいのに活躍人材で有資格者がいない場合は、資格手当を付けたり、資格講座受講料の一部を会社負担にしたりするなど、福利厚生を見直すことで欲しい人材にアプローチできる可能性が高まるでしょう。

人物像の部署ごとへの落とし込み

全社共通のペルソナから部署ごとへのペルソナの落とし込みも、同じ方法で進めます。

ただし部署毎のペルソナは、業務内容によって変わる点には注意が必要です。

《部署毎の特性や求めるものの例》

全社共通ペルソナでは自社全体の働き方への取り組みや、自社全体で特に活躍している人材を元にしたペルソナになってしまうため、営業部も経理部も共通のペルソナになってしまい、採用活動が困難なものになってしまいます。

上記のような部署ごとの違いを現場にもヒアリングした上で、部署ごとのペルソナを設定しなければいけません。

また、ペルソナを複数設定することで「ペルソナ目線」をよりイメージしやすくなるため、ペルソナはひとつではなく、複数設定しましょう。

ペルソナAさんとペルソナBさんがあまりに乖離している場合は、欲しい人材が定まっていない証拠です。

ペルソナ同士が乖離していると、アプローチが散漫になってしまい、ペルソナ設定の意味がありません。

欲しい人材像を明確にした上で複数のペルソナ設定をすると、絞りすぎた目線やアプローチを防ぐことができます。

ペルソナ設定の過程で全社・部署・個々の認識の違いが浮き彫りになり、結果として本当に欲しい人物像が確立され、良い人材の確保にもつながるでしょう。

ペルソナを設定した後に行う事

ペルソナの設定が一度完了すれば、翌年もずっと同じペルソナを使えるわけではありません。

定期的なペルソナの見直しや、採用活動の前にペルソナを反映させた求人票の作成が必要です。

ここからはペルソナの見直し方と、どのようにペルソナを求人票に反映させるかについて解説します。

設定したペルソナを見直し続ける

一度明確なペルソナを設定すれば、そのまま何年も使い続けられる、と考えるかもしれませんが、社内・社外の環境は日々変化するため、ペルソナの見直しは採用活動ごとに必要です。

自社の事業内容は変わらずとも、一緒に働くメンバーや社内システムが時間の経過によって変わる可能性があります。

既存社員の業務の習熟度も、年々変化していくため、昨年までであれば即戦力になるペルソナを設定していた部署が、今年は昨年の新入社員が指導できる立場になるまで成長し、即戦力という項目はペルソナの絶対条件ではなくなっているかもしれません。

社外の環境も、新しいツールが登場したり、新型コロナウイルス感染症の様に唐突に働き方を変える必要性も出てきたりと、日々変化しています。

「対面でのコミュニケーションが得意な人物像」をペルソナに落とし込んでいた場合、在宅勤務を余儀なくされた状況下ではペルソナを 「テキストコミュニケーションが得意な人物像」に変える必要が出てくるでしょう。

このように、同じ部署・同じ業務内容での求人募集でも、設定すべきペルソナは日々変化していきます。

そのためペルソナを設定した採用活動で入社した社員が、その後実際に活躍できたのか、ミスマッチは起きていないかを分析することが必要です。

もし採用のミスマッチが起きていた場合は、何が原因なのかを検証し、次のペルソナ設定に生かしましょう。

設定したペルソナを求人に反映させる

ここからは設定ペルソナを求人へ反映させる方法のなかから、以下の3つについて説明します。

【求人票への反映】

「個人事業主のような働き方ができる、成果主義の職場」という訴求文が大きく書かれている求人票だと「和気あいあいとした職場」を企業に求めているペルソナの目には留まりにくくなってしまうでしょう。

「個人の成功はみんなで喜び、成果はしっかりと給与に反映される職場」の方が設定したペルソナに寄り添った訴求文になっているといえます。

ペルソナに効果的な求人票の作成を心がけましょう。

【ホームページや採用サイトへの反映】

株式会社リクルートジョブズの調査によると、求職者の8割は応募前に企業ホームページを確認し、確認後6割の求職者は応募意欲が向上していることから、ホームページの重要性がわかります。

引用：株式会社リクルートジョブズ「求人情報の露出を強化し、採用力を最大化 「タウンワーク」「自社採用HP」「Indeed有料枠」の3本セット 『タウンワーク オウンドパック』 新登場」

最近ではホームページだけでなく、自社採用専門のサイトである「採用サイト」を作成している企業も増えているようです。

採用サイトを作成すると、自社を存分にアピールできる求人媒体がひとつ増やせるため、効果的といえます。

採用ペルソナを用いた採用サイトの制作について詳しく知りたい方は、下記の資料もご参考ください。

【求人媒体への反映】

前述した採用サイト以外にも、求人媒体は無数にあります。

ペルソナの年齢や求める働き方によっても、効果的な求人媒体も変わってくるでしょう。

現代ではSNSを使った募集も行われているため「ペルソナはTwitterをよく使うユーザーに多いのか、それともInstagramに多いのか」などから、ペルソナがよく見るであろうSNSを推測し、求人情報を載せると効果的です。

まとめ

採用活動が激化する中、従来の方法でも採用できていた企業でも、時代の流れとともに求める人材が、知らず知らずのうちに変わってきている可能性があります。

従来求めていた人材と本当に必要な人材の齟齬を埋める手助けになるのが「採用ペルソナ」です。

ペルソナを設定してみて「経験やスキルよりも仕事への向き合い方」を重視した採用の方が自社に合っていると気付くかもしれません。

そしてせっかくペルソナを設定したとしても、社内間で認識のズレが生じたまま採用活動をしては意味がありません。

注意して頂きたいのが「ペルソナは採用要件ではない」ということです。

ペルソナの作り込みは重要ですが、ペルソナを作り込めば作り込むほど、詳細に設定したペルソナと100%合致する求職者数は減ってしまいます。

「100%ペルソナに合う人物を採用する」ことが目的ではなく、あくまで「自社が求める人物を採用する」ことが目的です。

そのために「ペルソナを利用する」のであって、手段と目的を混同しないように注意してください。

自社が求める採用ペルソナを設定し、ペルソナを生かした採用活動をすることで、自社の求める人材を明確化し「採用して良かった」と思える人材の確保につなげましょう。

ペルソナ設定についてや、ペルソナを用いた採用活動についてご興味のある方はぜひお気軽に「トルー」にご相談ください。

トルーでは目標に合わせたペルソナ設計やコンテツ設計、初期戦略設計や採用活動のサポートなども承っております。

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