リクルーティングコラム

生産性向上には人材育成が不可欠!人材育成計画の作り方と目標管理のポイントを解説

人材育成を効果的に推進するためには、現状の人員構成と経営戦略をもとにした人材育成計画が必要不可欠です。

日本では、労働者の能力不足に直面している企業の割合が81%と、世界一高くなっています。スキルや学歴のミスマッチ発生率も、OECD諸国の中で最も高い水準です。(共に、厚生労働省「平成30年版労働経済白書」

働き方の多様化や新型コロナウイルス感染症の影響による経済環境の変化等で、有能な人材確保が難しくなっています。既存の人材を成長させて生産性を高めることが、人材育成の早道です。

今回は、人材育成の方法を確認しながら、人材育成計画の作り方と効果的な目標管理方法について解説します。

人材育成には計画・目標が必要

個人の成長や自己研鑽に依存したり、その場限りの質疑応答を繰り返したりする方法では、企業が望む人材成長は見込めません。業務品質にばらつきが出るなど、企業の信頼性にも影響する懸念も生じます。

2020年8月に会社都合で退職した人は約39万人(総務省統計局「労働力調査(基本集計)」2020年8月分より)、コロナ禍に伴う人員体制の見直し等により、既存の人材を育て、活用する方向性が求められるでしょう。

経営戦略の一つとして人材育成を組み込み、生産性を高めるためには、組織としての人材育成計画と目標設定方法の確立が重要です。

生産性を向上させる人材育成

働き方改革に伴う残業時間の規制や有給休暇取得の義務化により、社員1名あたりの年間総労働時間数に事実上の上限が設定されました。仕事と家庭との両立やリモートワークの普及といった、多様な働き方も浸透しつつあります。人材育成にあたっては、既存社員の生産性向上を念頭に置いて計画する必要性が高いのが現状です。

スキルアップへの取り組みを社員任せにしている現状もみられますが、今後は会社主導のもとで人材育成計画を組み立て、社員の成長を積極的にサポートする姿勢が求められます。高齢者雇用が進んでいるとはいえ、少子高齢化に伴い生産年齢人口が減りつつあり、限られた人材で業務を遂行していくことになるからです。少数精鋭で業績向上を目指す必要があるため、業務の進捗管理や情報共有方法についての教育も必要となるでしょう。

目標を設定し人材育成を計画する

目標を設定することで人材育成を効果的に進める効果が期待できますが、目標の立て方を誤ると人材育成に支障を来たすかもしれません。最終目標だけを定めたり、中間目標を高すぎるレベルに設定したりする失敗例もみられます。目標到達までの期間を決めた上で、育成にかけられる費用や既存社員の能力を考慮した目標設定が効果的です。

目標の未達は社員のモチベーション低下の一因となるため、成功事例を積み上げられる形での計画も一つの案として考えられます。一方、育成のマンネリ化を防ぐためには、一定のチャレンジ目標(ストレッチ目標)を設定する必要もあるでしょう。「生産性向上」というゴールを目指すには、人材育成の効果を見極めた上で、目標や育成計画そのものを変更する柔軟性も求められます。

人材育成計画の考え方

人材育成計画を立てる際は、組織の課題や人材構成などの現状把握が必要不可欠です。経営層や人事部・管理職が主導となって立案するのが基本的ですが、アンケート等を通じて一般社員の考え方を確認すると当事者意識が芽生え、人材育成の効果が高まるでしょう。人材育成計画の考え方や準備の流れ、注意点について説明します。

まずは現状把握を行う

ゼロベース思考で人材育成計画を立てる方法もありますが、教育の実効性を高めるため、業務の流れに合わせて計画を作成しましょう。現状を把握しないまま人材育成計画を作成しても、実現性が低く無意味なものになってしまいます。

今回は飲食業を例に、現状把握の方法を解説します。

組織の課題を明確化

組織そのものが持っている強みと弱みを分析し、人材力の強化を通じて解決したい課題を明確化することが、人材育成計画を作成する第一歩です。SWOT分析を用いて明確化する方法も考えられます。

強み=Strengths

提供する料理はおいしい
弱み=Weaknesses

接客が雑なのが気がかり
機会=Opportunities

感染症対策を万全に整え、安心して食事ができる店へのニーズ
脅威=Threats

コロナ禍で外食する人が減っている

というように課題を洗い出し、将来の組織像も描いていきます。

この例では、弱みとなる接客を補強し、感染症対策を整えることで「おもてなしを重視する店づくり」を行うということが組織目標になるでしょう。

現状の人材レベルを確認

組織の課題解決に向けて、社員一人ひとりが持つスキルや行動特性を確認します。課題に応じた育成内容の検討と、育成計画の実行にあたっての「教える役割」「育成効果を確認する役割」等の分担が必要だからです。

  • 社員A…調理担当だが接遇能力が高いので、教える役割に指定
  • 社員B…接客が雑なので、必要な技術・知識を社員Aから教わる
  • 社員C…分析力が高いので、社員Aの教える能力と社員Bの育ちを確認する役割

以上の例はシンプルですが、「強み・弱み」「長所・短所」「問題点」を徹底的に洗い出すようにしましょう。

課題ごとに目標を設定

課題ごとに複数の目標を設定した上で、具体的な育成項目を検討します。目標達成期限を設けると、集中して課題克服に取り組めるでしょう。

  • 1ヶ月目…お客の入店時の挨拶と席までの案内を徹底
  • 2ヶ月目…年齢層に合った言葉遣いと心配りを徹底
  • 3ヶ月目…利用シーンに応じた配慮や提案を意識、など

その上で、育成項目ごとに適した人材育成方法を検討します。

人材育成の方法を検討する

人材育成の方法はさまざまですが、次の4つの方法を活用する企業が主流です。研修方法ごとのメリット・デメリットを把握し、自社に合った人材育成方法を検討しましょう。

OJT

経験・知識が豊かな上司・先輩が、業務の流れに沿った形で部下(育成対象者)に指導を行う方法です。業務の習得度合いを直接確認しながら育成内容を柔軟に調整できるので、部下の特性に応じて確実な成長を促せます。指導内容のばらつきが生じないよう育成方針を統一し、業務の成功・不成功を含めたフィードバックの実施が重要です。

メンター制度

後輩社員(メンティ)の育ちを先輩社員(メンター)がサポートする制度で、メンターは上司以外の人が務めるのが一般的です。業務内容の指導にとどまらず、社内生活に関する悩みの相談を通じて精神的安定を支援し、定着率向上にもつながります。育成期間中はメンターの負荷が高まりがちなので、通常業務の協力体制を構築しておく必要があるでしょう。

研修、セミナー

「Off-JT」と呼ばれることもあり、日常業務から離れ、座学や実習を通じて業務知識を習得するさせる方法です。講義の中にグループワークを取り入れ、参加者に主体性を持たせる工夫を凝らす事例もみられます。社外が主催する研修では、最新の知識を習得して業務の視野を広げられるメリットも生まれます。レポート提出や面談により講義内容を確認し、研修で得られた知識を業務で活用するためのフォローアップも大切です。

eラーニング

動画やアプリを活用しながらオンラインで研修を受けるシステムで、業務の合間など時間を選ばず受講できるのが特徴です。リモートワークを実施中の人にも、技術・知識を習得する機会を提供できます。受講期間中は何度でも復習できるプランが用意されている点もメリットです。受講ペースによっては業務知識の習得に時間がかかる場合があるため、目標管理をきめ細かく行う必要があります。

従業員の希望を反映する

社員が当事者意識をもって技術・知識の向上に取り組むきっかけ作りとして、研修受講や人材育成計画に関する希望確認が効果的です。会社が一方的に育成計画を提示したとしてもモチベーションが上がりにくく、育成効果が薄くなるだけでなく費用の無駄にもつながるでしょう。会社と従業員が協働で育成計画を作成してみてはいかがでしょうか。

アンケート調査の実施

「人材育成計画に関する考え方を聞きたい」と目的を明確にした上で、アンケート調査を実施します。Webアンケートツールを活用すると集計を行いやすく、自由記載欄への回答を促せるので便利です。上司や先輩に直接伝えづらいことがある社員からも本音を引き出しやすいのが、アンケート調査のメリットといえます。無記名でアンケートを実施する場合でも、回答の傾向を確認できるよう部署や年齢といった属性を把握するようにしましょう。

面談の実施

アンケート結果の集計や人事評価結果の統計をもとに、個別面談を行い人材育成の方向性を話し合います。同時に、社員個人の仕事に関する考え方や将来のビジョンについても確認します。社員が保有する資格の確認や、研修受講の希望を確認することも、個人別の人材育成計画を作成するためには重要です。会社が提示する育成計画が本人の希望に沿わない場合は、計画の目的や将来的に期待できる効果などを十分に話し合った上で、合意を得るようにしましょう。

人材育成計画書を作成する

部下の人材育成を行う際は、上司が作成した「人材育成計画書」をもとに進める必要があります。「OJT計画書」と呼ばれることもあり、実際の業務を通じて部下が習得する知識・技術をリスト化した書類で、目標の共有だけでなく業務の振り返りにも活用できます。

書類を通じて成長プロセスが可視化されるため、相互に成長度合いを確認できるのも特徴です。目標の経営戦略との整合性や難易度設定に注意しながら人材育成計画書を作成し、効果的に活用しましょう。作成した人材育成計画書の控えを本人に渡しておけば、取り組むべき内容の確認にも役立ちます。

個人の目標を設定する

面談やアンケートの結果を踏まえて、個人別の中長期的な目標設定を行います。必要なスキルや目標到達予定を人材育成計画書にまとめるためには、現状把握によって判明した組織の課題や人材レベルの考慮も必要です。

必要スキルの明確化

組織目標の達成や生産性向上を実現するために、部下に身につけてほしいスキルを明確にします。特定個人の技術向上に偏っていないか、組織全体の利益につながるかなどを、様々な視点から確認し、習得すべきスキルを業務の流れに当てはめるとわかりやすいです。昇任・昇格試験制度を設ける企業の場合には、受験に必要なスキルの一部を育成項目に加えると、系統立てた取り組みを促す効果を発揮するでしょう。

達成可能な目標設定

組織全体の目標達成への取り組みに影響が出ないよう、保有スキルや理解度への配慮しながら個人目標を設定します。設定目標が低すぎると、達成の積み重ねで自信を持たせやすい反面、能力の過信による成長の停滞リスクが気がかりです。反対に、設定目標が高すぎる場合は、達成への創意工夫を促しやすいですが、目標未達成時のモチベーション喪失のリスクが伴います。やる気と能力のバランスが取れた目標設定が大切です。

目標達成に向けて自発的な取り組みを促す「OKR」という手法もありますが、7~8割の到達度が前提なので、確実な成長を求める場面での導入には注意が必要です。

目標までのステップを作成する

個人目標が定まったら、目標達成までの所要時間やチェックポイントを明確にしていきます。OJTだけでなく、職種別・階層別研修や社外実施の研修への参加を組み合わせたステップを作成すると、育成計画にメリハリが生まれるでしょう。

スキルマップの活用が有効

スキルマップ(業務で必要なスキルの一覧から個々の従業員が持つスキルをまとめた表)を参考にしながら目標達成までのステップを作成すると、個人・組織両方の目標達成度を一目で確認できます。数値やグラフ等で達成レベルを示し、育成効果を客観化できるのもメリットです。部下の成長度合いに応じて、人材育成計画や業務体制の見直しを行いやすく、生産性向上への取り組みにも活用できます。

ステップごとの振り返り

1つのステップを達成するごとに、育成計画で得た効果や業務知識の定着度の振り返りを行いましょう。人事評価期間に合わせて3ヶ月あるいは6ヶ月ごとに区切るのが主流ですが、スキルマップを活用する場合は、達成レベルごとに振り返りを実施しても問題ありません。

会社や上司が求めるレベルと部下の目標達成度とのすり合わせを行い、次のステップに取り組む際の課題や注意点を伝えると、人材育成の効果が増すでしょう。

企業の目標を実現するための育成計画に

人材育成計画書は個人ごとに作成されますが、最終的な目標が人材活用の多様化や企業の生産性向上に設定されていることへの留意が必要です。状況が許すのであれば、個人のスキルアップやキャリア形成の指標に活用しても差し支えありません。

人材育成計画は、企業のスケジュールに沿って進められるのが基本です。一方、部下の理解度や業務進捗による計画変更があり得るため、状況確認を行いながら達成期限の柔軟な設定も必要でしょう。個人別の育成計画の推進を通じて、他のメンバーの成長促進や業務への創意工夫を促す利用方法も考えられます。

人材育成にあたっての注意点

上司や先輩に気兼ねなく質問できる環境が整っていれば、部下は安心して目標にチャレンジでき、企業が目指す人材への成長可能性が高まります。

成長への取り組みや業績向上に対する評価も、部下のモチベーションアップに直結するため、数値目標など客観的な指標を採り入れるなど適切な実施が求められます。評価前後のフォローアップも、部下自身の気づきを引き出す大切な取り組みです。

人材育成の効果を高めるために意識しておきたい、3つの注意点を紹介します。

評価基準を明確にする

部下の働きぶりを観察しても人材育成の効果は確認できますが、上司・先輩の好き嫌いや主観が入り込む余地があり、適正な効果確認に支障を来たす事例があるようです。評価基準を数値によって明確化することで客観的な指標が形成され、部下の強み・弱みが明らかになります。上司・先輩による追加指導が必要な場合の、有力な証拠にもなります。

人事評価システムによる、人材育成の効果や生産性向上の推移のデータベース化も成長度合いの見える化には有効です。年度ごとの成長度合いもチェックできるので、長期的な視点で人材を育成し、昇格やキャリアアップにもつなげられるでしょう。

必ず振り返りを行う

研修や指導の実施後は、必ず振り返りを行いましょう。上司等が部下に教えっぱなし、あるいは部下が上司等に教わりっぱなしという状況を放置してはいけません。人材育成計画が十分に機能せず、生産性向上に影響が及ぶからです。目標の達成・未達成や本人が認識している課題、そして仕事の上達ぶりなどをきめ細かく観察し、能力向上へのヒントを提供するようにしましょう。

ある程度の時間をかけて面談を行うのが基本ですが、日常業務の中で業務内容の確認を促したり、仕事の取り組み方をチェックしたりすることも、振り返りの一つのスタイルです。部下にレポートを作成してもらい、添削する方法もあります。

積極的に指導・相談をできる環境をつくる

部下が安心して目標に取り組んで成長を遂げるには、積極的に相談できる環境の整備が重要です。業務での不明点が発生した際に気軽に質問し、指導を受けられる体制が確立していれば、部下が能力を高める意欲を保ち続けられるでしょう。取り組みの方向性にズレが生じたとしても、叱りつけて萎縮させるのではなく、正しい取り組みへ導く姿勢が上司・先輩には求められます。

業務状況(忙しい等)によって部下が質問を躊躇している場合には、折に触れて声かけを行うのも効果的です。業務終了前などのタイミングで、振り返りを兼ねた相談タイムを設ける事例もみられます。計画書を作成するだけでなく、作成後のフォローアップを徹底するようにしましょう。

まとめ:計画を実現することが重要

せっかく優れた人材育成計画を作成しても、適切に計画を遂行しなければ人材の成長につながりません。上司と部下が目標を共有し、適時適切なフィードバックを継続することが、従業員のモチベーションアップと企業の生産性向上の両立につながります。

実務に即した人材育成だけでなく、部下の能力を引き出すための管理職研修、すなわち「育てる側の研修」も必要です。場合によっては、人材育成に関する豊かな知見を持つ人を採用する必要性も出てくるでしょう。

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