《企業・応募者別》面接に来ない原因・理由と企業側のメール対応例文

応募者が面接をドタキャンしたり面接を辞退したりするときは、どのような理由と原因があるのでしょうか。

この記事では応募者が面接に来ない理由、原因や対策を分かりやすくまとめてあります。

面接率を上げる対策の1つとして活用してください。

《企業・応募者別》応募者が面接に来ない原因・理由

応募者が面接に来ない理由にはどのようなものがあるのでしょうか。

企業側と応募者側それぞれの面接が実現できない原因が分かれば、対策も考えやすくなるでしょう。

ここでは企業に原因がある場合と、応募者に原因がある場合に分けて紹介します。

《企業側》応募者が面接に来ない原因

応募者が面接に来ない理由について、企業側に問題があるケースを見ていきます。

ここに挙げているのは一部ですが、記事を読んで心当たりがある場合は改善する方法を考えましょう。

求人応募への返答メールが冷たい

電話やメールといった双方の顔が見えないコミュニケーションは、対面よりさらに丁寧な対応が求められます。

応募や問い合わせをしたとき、あるいは返信メールの内容によっては、応募者に「冷たい企業」というイメージを持たれてしまい、応募者によっては応募辞退を検討するきっかけになってしまうかもしれません。

企業も応募者の中から採用する人を選ぶように、応募者も複数の企業をふるいにかけているため、自社が選ばれる立場であることを忘れず、丁寧な対応を心がけましょう。

求人応募への対応や質問への回答が遅い

応募者は事前に情報収集をし、自社や自社での仕事に対して疑問に感じたことや不安なこと、心配事は面接前に解消しておきたいと思うものです。

応募者が面接前にしてきた問い合わせの対応次第で、会社に対する信頼度は変化します。

折り返しの電話やメールが遅く疑問が解消されない答えでは、会社のイメージは下がってしまうでしょう。

問い合わせがあった場合は真摯に丁寧に向き合い、速やかな対応を心がけると、企業のイメージ低下を防げます。

企業側の電話応対が不親切に感じる

応募者が企業に電話をしたとき、採用担当者の電話対応が良くなかったことで不快な思いをする応募者もいます。

採用担当者からすれば応募者の1人かもしれませんが、応募者からすれば企業との初めての接触が電話、という場合もあるでしょう。

初回の対応で感じの悪い対応をしてしまうと会社全体のイメージダウンにつながり、志望度も下がってしまうかもしれません。

事務的な対応ではなく、丁寧で親しみやすい対応が求められます。

インターネット上での企業の評価が低い

応募者は希望する企業が決まったら、インターネットや四季報、新聞などで情報収集を行います。

インターネット上で自分が希望する企業のネガティブな情報を見たら「本当にこの会社に応募して問題ないのか」と不安を抱くでしょう。

自社の職場環境をよくする、従業員を大切に扱うなど今一度、自社の環境の整備をしていくことで、ネガティブな口コミを減らすことが期待できます。

《応募者側》応募者が面接に来ない理由

ここからは、企業側に原因がなく応募者に原因があるケースです。

応募者側に原因がある場合も企業側にもできる対策はるため、どのように対策をすればいいのか見ていきましょう。

他の企業への採用が決まった

応募者は複数の企業を比較検討し、応募をしています。

自社に応募をした時点で、他社の面接に行っていたり、選考が進んでいたり、内定をもらったりしていることもあるでしょう。

他社に内定が決まっていれば、応募者は面接を辞退します。

常に応募者を気に掛けるコミュニケーションを取っておくと、面接辞退の防止に役立つでしょう。

仕事内容や企業への興味が薄れ応募意欲がなくなった

企業に応募し面接の連絡が遅くなればなるほど、仕事内容や応募した企業への関心や興味が薄れます。

インターネット上で情報収集を行ったり、さまざまな企業の面接や説明会に行ったりしているうちに、自分のやりたい仕事が違うと感じることもあり、応募者の考え方が変わることもあるためです。

「応募要項には具体的な内容を記載する」、「社内の様子がわかるように自社で制作した動画を見てもらう」、「社員とカジュアルに話せる場を設け、応募者を気にかける」などすれば、自社への興味や関心が薄れる可能性が低くなるでしょう。

急に体調不良や事故が起こった

面接に備えて体調を整えていても、急な体調不良に見舞われたり、事故に巻き込まれたりすることもあるでしょう。

企業としては別の日に面接を設定する、オンラインで面接をできるようにするなど、柔軟に対応をしましょう。

面接の再調整をしても応募者が面接に来ない場合は、単純に応募者の志望度が低い、面接に行くか悩んでいる、進められたからなんとなく応募したなど、別の理由が考えられます。

応募者に面接に来てもらうためには、応募意欲の低い応募者も応募意欲の高い応募者も同じ対応をしましょう。

条件の交渉や面接日程の調整が柔軟にできること、質問を自由にできるようにするといった対応をすることで応募意欲が低い応募者も「企業側が真摯に対応してくれている」と感じ、考え方を変えてくれるかもしれません。

なんとなく面接に行くのが面倒になった

対面での面接の場合、本社や店舗に応募者が出向いて面接を行うことが多いですが、面接会場まで行くのが遠い場合や分かりにくい場所だった場合、行くのが面倒に感じる応募者もいます。

面接会場は可能な範囲で、応募者の自宅から近くて分かりやすい所に設定しましょう。

《例文あり》応募者が面接に来なかった時の対応方法

応募者が来なかったとき、どのような対応をすればお互いに嫌な思いをしないですむのでしょうか。

ここからは面接に来なかった応募者に連絡するときの例文と対策方法を紹介します。

面接当日にドタキャンで来なかった場合

面接当日のドタキャンは約9割の企業が経験している、といったデータがあるように、面接時間になっても応募者がこないことはたびたび起こるようです。

ドタキャンの場合、応募者に連絡する・しないは企業によって対応は分かれます。

面接に来ない応募者へ連絡をする際は、まず電話やメールで連絡を入れるのが一般的です。

応募者につながった場合、面接日であること時間を伝え応募者本人に面接に来るかどうか決めてもらいましょう。

応募者と連絡がつかない場合は、以下のようにメールで不採用通知の旨を伝えます。

《不採用通知メール文面例》

不採用通知のメールを送信する前に、誤字脱字はないか、言い回しは適切か、文章全体の流れがスムーズか、内容は適切であるか、送信者が間違っていないか、などをよく確認してから送信しましょう。

漢字とひらがなのバランス（漢字3割、ひらがな7割が一般的に読みやすい文章）にも気を配ると分かりやすく読みやすい文章になります。

今後応募者が自社の顧客になることもあるため、事務的な対応になりすぎないような注意も必要です。

事前に辞退の申し出があった場合

応募者から事前に辞退の申し込みがあった場合、辞退理由や不安なことや心配ごと、他社に入社しようと思った理由を聞き、今後の採用活動の参考にしましょう。

応募者に向き合うことで、誠意を持って対応してくれたと企業のイメージアップにつながることもあります。

《面接辞退の申し出の返信メール文面例》

どうしても入社して欲しい人材を引き留めたい場合、メールや電話で連絡するよりも可能な限り面談の時間を改めて設けましょう。

応募者がリラックスして対話ができる機会を設け、「他社に内定が決まっているが自社にどうしても入社して欲しい」という熱意を伝えることが求められます。

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応募者の面接辞退を防ぐための対策5つ

「応募者には面接に来て欲しい」と採用担当者なら思うことですが、中にはやむ得ない理由で辞退する人や、自己都合で辞退する人もいます。

いざという時に慌てないために、辞退を防ぐ対策を5つみていきましょう。

電話やメールでの応募対応をマニュアル化する

応募者に連絡をするときは、出来るだけ早く連絡をすることで、「自分のことを気に掛けてくれている」と好印象を持ちます。

逆に連絡が遅ければ、メールの内容や電話の対応が丁寧でも悪い印象を持たれてしまうでしょう。

「求人応募へのお礼」や、質問には「後ほど担当から連絡します」といった内容など、いくつかテンプレートを用意しておくと応募者からのメールにすぐに返信できます。

電話の場合、声のトーンや即時的な判断が必要になることがあるため、対応するテンプレートが何パターンかあれば焦ることなくスムーズな対応が可能です。

返信メールや電話の対応内容をマニュアル化することで、応募者への伝え漏れや対応不備を防げるほか、採用担当者が不在でも対応でき、応募者に不愉快な思いをさせることも減らせるでしょう。

丁寧な対応を心掛ける

企業が応募者に対して明るくテキパキとした対応を求めるのと同様に、応募者も企業に対して丁寧な対応を望んでいます。

対面と違い電話はお互いの顔が見えないため、会社の顔・店舗の顔であることを意識し、いい印象を応募者に持ってもらうように丁寧な言葉づかいや対応を心がけましょう。

応募から採用までのフローを迅速にする

選考がスムーズに進む企業なら良い印象を持たれやすく、応募者の意欲も高まります。

応募から採用までに時間がかかる場合、採用工程の見直しが必要です。

1番最初に内定を出した企業に入社を決める応募者もいるため、「Web上のみで応募が完結する」、「履歴書は不要」など、時間が短縮できるところは短縮しましょう。

応募者の意欲は応募直後が最も高く、書類選考や面接の結果の連絡が遅くなると面接辞退や内定辞退につながりやすくなるため、応募者への連絡は当日又は遅くとも翌日にはするなど、できる限り迅速に連絡することが求められます。

面接日時は応募者の希望を優先する

面接可能な日時は、応募者に希望を3日から4日程度出してもらいましょう。

応募者は複数の企業に応募することがあり、できるだけ早く内定を決めたいと考えているため、早めに選考や面接を行うのが望ましいです。

面接は平日のみではなく土日も対応できるようにし、応募者の希望を優先することで面接辞退の防止につながります。

面接前日のリマインドを徹底する

面接の日程を決めたら電話確認だけでなく、聞き間違いや言い間違い防止のためにもメールでの連絡も入れましょう。

面接の日時や会社の場所を改めてメールで送信すると、必要な情報が届くだけでなく行き違いも減り、応募者が安心できます。

面接情報はテンプレートを活用してもいいですが、「○○○○様にお会いできるのを楽しみしております」と一言付け加えるだけで応募者が受ける印象が変わるでしょう。

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面接率を上げるために活用したいツール・システム

面接をするなら、「面接率を上げ、応募者の中から本当に自社に見合う人を採用したい」と思うのが採用担当者の本音ではないでしょうか。

複雑な採用選考を効率良くできれば、応募者の対応に力を入れることが可能です。

ここからは効率良く採用業務を行うために活用したいツール、システムを紹介します。

Web面接ツールの活用

面接は対面だけでなく、ZoomやGoogle Meetsなどのオンラインツールの活用もするといいでしょう。

新型コロナウイルス感染症による行動制限が緩和されたとしても、面接に行くために大勢の人がいるところに出向くことに抵抗を感じる応募者もいます。

オンラインでの面接が可能になれば、応募者の負担の軽減が可能です。

Web面接ツールの活用できる場合は積極的に活用し、オンラインが苦手な応募者に対しては今まで通りの対面で面接をするなど、柔軟に対応ができるとよいでしょう。

採用管理システムの活用

採用に関わる企業の負担を少しでも減らして効率のいい採用活動をするために、採用管理システムを活用しましょう。

採用管理システムでは面接の日程調整や応募者の対応、応募書類の選考、入社後のフォローまで一括管理ができ、採用担当者同士の情報共有もスムーズにできます。

複雑な選考工程をシステム管理し、時間に余裕ができることによって応募者対応に時間を使う余裕が生まれスピーディな対応が可能となるでしょう。

まとめ

応募者が面接に来ない理由、対策をみてきました。

現代は企業が応募者を選ぶのではなく、応募者に企業が選ばれる時代です。

企業からすると当たり前の対応をしても、応募者を取り逃がす事態が発生することがあるため、何かしらの対策や改善が必要となります。

応募者が面接に来ない対策をしても改善しない場合、この記事を読み返してみてください。

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