リクルーティングコラム

「人事管理」の業務内容と目的。従業員を活躍させる重要な役割

人事管理のイメージ

人事管理とは、従業員を企業の目的に合わせて管理する業務のことで、採用・解雇、異動・配置、従業員の教育、人事評価などを行う仕事です。人事管理部門が上手く機能して適切に管理できれば、自社の利益向上につなげられます。

ただし、従業員の管理をするうえでは、各業務についての理解を深めなければなりません。この記事では、人事管理の仕事を詳しく知りたい人に向けて、業務内容と目的、効果を解説します。

1.人事管理の業務内容

人事管理の業務は、企業の利益向上のために従業員を管理するという考え方がベースにあります。主な内容は、人材採用・人事異動・人事評価・人材育成など多岐に渡りますが、人事管理部門にすべて一任されるわけではありません。たとえば、人材採用における人事管理の仕事は採用計画の策定と実行で、採用決定の権限までは有していない企業が少なくありません。

また、人材育成や人事評価などは、外枠を決めるのが人事管理の業務で、実行や最終的な決定権は経営層や幹部とする企業が一般的です。なお、企業において人材にまつわる管理部門には労務管理もありますが、人事管理は「従業員の働き方を管理する仕事」なのに対して、労務管理は「従業員が働く環境を管理する仕事」という明確な違いがあります。

2.採用活動で企業に必要な人材を集める

採用活動のイメージ

人事管理の主要な業務のひとつである採用活動には、新卒採用と中途採用に加え、非正規雇用を行う場合もあります。それぞれの目的や進め方の違いを理解して、企業にとって必要な人材を雇用できるように務めましょう。

2-1.新卒採用の目的を把握する

企業が新卒採用をする目的は、最終的な目的となる利益向上に照らし合わせて考えてみると、組織の活性化や将来的な戦力の確保などが浮かび上がります。まずは、組織の活性化を考えてみましょう。新入社員は良くも悪くも既存の職場にはない価値観や発想力があるので、新人が入ってくるだけで組織の活性化につながりやすいと言えます。

また、新入社員に対して教育担当者になることが多い先輩社員は、しっかりとしたコミュニケーションを取りながら指導をしなければなりません。既存社員同士では暗黙の了解で済んでいたとしても、新人には通用しないものです。しかも、これまで学んできた業務を新人に詳しく教えることでアウトプットができるので、自身の理解力が深まることも期待できます。

さらに、人を育てる行動はマネジメント能力の向上になり、各従業員の成長につながります。このように、新卒採用は組織が活性化されやすく、業績向上と利益向上を見込めるのです。

もちろん、利益向上のために必要な要素は企業ごとに異なるので、人事管理の担当者は自社の問題点を洗い出して考察し、理解を深めることが大切です。たとえば、経営計画や事業計画を確認してみると今の自社に必要なもの、将来的に不足するおそれがあるものが見えやすく、新卒採用の目的も明確化しやすいでしょう。なお、新卒採用には以下のようなメリットとデメリットがあるので、じっくりと検討してみてください。

新卒採用のメリット 新卒採用のデメリット
・組織の活性化
・会社を担う人材の確保
・年代バランスの近代化
・教育コストがかかる
・景気変動の影響を受けやすい
・内定辞退者や早期退職者が出やすい

2-2.中途採用は即戦力候補

中途採用の場合は、業務の拡大や退職者の補充など、新たなノウハウの導入などを目的にしているのが一般的です。ただし、新卒採用のケースと同様に、人事管理の担当者自身が自社の問題点に気づいていなければ採用活動が難航するおそれがあります。自社の問題点を振り返ったうえで採用計画全体を見渡してみると、中途採用の必要性とともに進め方も見えてくるはずです。以下に挙げる中途採用のメリットとデメリットとともに、じっくりと考えてみましょう。

中途採用のメリット 中途採用のデメリット
・教育コストを軽減できる
・即戦力候補を獲得できる
・新たなノウハウを獲得できる
・早期退職の可能性がある
・会社のやり方や文化になじめない
・採用コストが高額になる場合がある

2-3.派遣・出向・業務委託も活用する

企業で働く人は必ずしも正社員だけとは限りません。企業によっては、派遣社員を活用したり、子会社や関連会社から出向として受け入れたり、あるいは外部の企業やフリーランスの専門家に仕事を依頼する業務委託契約を活用する場合もあります。

このような正社員以外の従業員のなかには高いスキルを有している人もいるので、働き方を観察しながら正規雇用できないか様子をうかがってみましょう。会社の利益向上につながる人材を見つけるのは人事管理の腕の見せ所と言えます。

2-4.ときには解雇することも

人事管理の仕事は従業員の働き方を管理することですから、ときには厳しい態度で従業員に接しなければならない場面もあります。たとえば、就業規則を守らなかったり、会社に大きな損失を与えたりする行為は、場合によっては会社を辞めてもらわなければなりません。

ただし、退職や解雇をめぐる労使間トラブルは増加傾向にあるといわれており、円満な解決ができずに裁判で決着するケースもあります。人事管理部門の担当者としては、以下に挙げる解雇の種類について把握しておきましょう。

普通解雇 労働契約を維持するのが難しいと判断される場合に認められる解雇。働き続けるのが困難なほどの健康状態の悪化、協調性の欠如、無断欠勤・遅刻・早退過多、能力や技能に著しく問題があるなどは普通解雇の対象。
整理解雇 会社の経営悪化・再建などの場面で人員削減を目的にした解雇のことで、リストラとも言われます。労働者の意思を無視して決定されるため、解雇が認められる要件は普通解雇よりも厳しい。
懲戒解雇 会社から受ける懲戒処分のなかで最も重い処分。金品の横領、2週間以上に及ぶ無断欠勤、重大な事故や交通違反などが懲戒解雇の対象となります。

3.人事異動の目的、効果とは

人事異動のイメージ

人事異動と聞くと、従業員の転勤や部署異動のことだと思う人が多いかもしれませんが、採用・退職・昇格・降格・出向など幅広い意味を含んでいます。つまり、従業員の採用から配置転換、退職までを管理するのが人事管理の業務です。人事異動が発令されると、従業員の所属や勤務地が変わるため、人事管理の仕事は場合によって従業員の人生にも影響を及ぼします。それだけ重要な仕事ですから、人事異動は慎重さとともに丁寧さも求められると言えるでしょう。

組織によっては、従業員の能力について判断を見誤り、能力と仕事内容がミスマッチの状態のまま仕事をしている場合があります。また、部署ごとの適正な人員数について判断ミスがあり、人員不足の部署がある一方で余剰人員を抱えている部署が存在しているケースも少なくありません。このような問題を解消して適切な人事異動を行うことができれば、従業員のモチベーションが向上しやすく、それが会社の業績向上、利益向上へと良い影響を与える可能性があります。

3-1.人事異動の目的・効果

企業が行う人事異動にはさまざまな目的があり、戦略的な人事異動は利益に直結する効果を期待できます。まず、人事異動の目的として経営戦略の実現があります。企業が進める計画を達成するにあたり、組織の再編をするのは一般的に行われていることです。支社や営業所の統廃合、事業からの撤退などのほか、事業を拡大させる局面では従業員の再配置を行います。

また、人材育成を目的とした人事異動もあります。従業員の能力を向上させるには、社内のさまざまな部署を経験させるのが有効です。会社の規模によっては難しいかもしれませんが、できるだけ多くの職務を経験できると経営陣と同じ目線を持った従業員に育て上げることができるでしょう。

このような人材育成を目的とした配置換えは、適材適所を見つけるのにも効果があります。従業員が複数の職場を経験していくなかで適した職場を見つけられれば、生産性を向上でき会社の利益につながります。従業員自身も適材適所だと感じられると、労働意欲の向上につながるでしょう。

そして、組織の活性化も人事異動の目的です。何年も同じ組織で同じメンバーで働いているとマンネリ化を招き、チャレンジ精神が失われたり、生産性が落ちてしまったりする場合もあります。定期的に従業員が部署を異動する環境になればマンネリ化を防止できますし、新しい環境が良い刺激になって組織を活性化させる効果を期待できます。

4.人事評価で従業員を評価する

人事評価のイメージ

人が人を評価する人事評価は、人事管理の仕事のなかで最も難しい業務と言えます。人事評価制度の仕組みが適切なら従業員を正しく評価して社員満足度を向上させる効果を期待できますが、公平性を欠いた評価制度は従業員のモチベーション低下や離職を招くおそれがあるので慎重に行うことが大切です。

4-1.人事評価制度の目的と効果

人事評価制度は多くの企業で導入されている仕組みで、従業員の処遇改善・成長促進・業績向上を目的にしています。給与や昇格などに直結する企業も少なくないため、人事評価制度を気にかけている従業員も多く見られます。評価制度の目的や評価基準を従業員に周知していなければ、従業員から不満が噴出するおそれがあるので、あらかじめ社内全体で共有しておくのが良いでしょう。また、評価は具体的でわかりやすくなっていることが大切で、明確なフィードバックがあれば従業員の今後の働き方に好影響を期待できます。

4-2.人事評価制度の種類

従業員を評価する項目は業績・能力・意欲が一般的ですが、いずれの項目についても曖昧な評価内容や主観に頼る評価基準を設定していては、従業員を適切に評価するのが難しくなります。従業員の働き方や生活にも影響を及ぼす可能性が高いからこそ、人事評価制度をどのような形で取り入れて運用するのかについて、じっくりと検討する必要があるでしょう。

従業員を評価する際に使われる主な評価制度として、目標管理制度・コンピテンシー評価・360度評価の3種類があるので、それぞれの特徴とメリット・デメリットを確認しておきましょう。

目標管理制度

業績評価に向いている。会社や上司から指示されるのではなく、あくまでも個人や部署で設定した目標に対しての達成度を評価する方法。スキルや能力を客観的に評価できる。

メリット…個人や部署で立てた目標を経営目標とリンクさせると業績向上を狙える。数字を入れて達成するべき目標と期限を明確にすると評価しやすくなる。

デメリット…達成すべき目標値を低く設定してしまう可能性がある。達成目標だけに集中し過ぎてしまい、目標とは関係のない業務には関わらないおそれがある。

コンピテンシー評価

業績評価と能力評価に向いている。従業員自身の行動からどんな結果を得られたのかを客観的に判断する評価制度。評価に用いる項目は、業務の遂行能力(コンピテンシー)の高い従業員に共通する行動特性がベースになっていて、能力評価に役立つ。

メリット…業務遂行能力の高い従業員をベースにした評価項目のため、従業員が納得しやすく、評価の結果を経て業績向上につながりやすい。評価基準が明確で評価者の主観が入りにくいため適正な評価が行われる。

デメリット…評価項目の設定の順番を間違えると適切な評価ができない。1.業務遂行能力の高い従業員の行動特性(モデル像)を明確にする⇒2.評価規準と評価項目の設定⇒3.評価の実施という流れが適切で、モデル像の設定が後回しになると誤った評価結果になってしまう。

360度評価

勤務態度や仕事への意欲を評価するのに向いている。上司や部下、同僚などが評価する方法のため、客観性や公平性が高まる。仕事への意欲や勤務態度を評価するのに適している。

メリット…複数人の評価であるため客観性や公平性が高まる。普段から一緒に仕事をしている身近な存在からの評価のため、評価される従業員も納得しやすく、修正ポイントも明確になる。

デメリット…評価する側全員に評価をできる能力が備わっているとは限らないため、誤った評価により職場内の人間関係に支障をきたすおそれがある。一般社員が役職者を評価する場合、部下からの評価を気にしすぎる上司はマネジメント業務に悪影響が出やすい。

5.従業員の教育で能力・意識を向上する

社内研修のイメージ

人事管理部門では人材育成も重要な仕事のひとつです。人材育成が重要だといわれているのは、人材育成が企業の利益最大化に直結する業務だからです。企業運営において、ヒト・モノ・カネが重要視されているように、人材は企業にとって貴重な資源であり、優秀な人材が多いほどライバル他社に負けない組織づくりができます。一方で、人材教育ができていない企業の場合は競争力が低下してしまい、結果的に利益が減少してしまうなどの問題も出てくるでしょう。

人材育成の最終的な目的を企業の利益最大化とした場合、自社への理解を深める・マネジメント能力の向上・従業員個々の業務スキルの向上・組織の活性化などの小さな目的に分けられます。細分化されたそれぞれの目的を達成することが結果として会社の利益につながるため、以下のような目的別の教育方法に目を向けるのも大切です。

5-1.研修

毎年のように新入社員が入ってくる企業では新人研修を行い、自社の理解を深めるとともに社会人としてのマナーを身につけます。また、中堅やベテラン社員に対しては、マネジメント能力を向上させる研修で人材教育を行います。

5-2.OJT

現場の業務を実際にやりながら必要なスキルや知識を学ぶのがOJTです。たとえば、サービス業界では実際にお客様に接しながら従業員の成長が期待できるため、多くの企業で採用されている人材育成の手法です。

5-3.ジョブローテーション

定期的に職務の変更や職場を異動するジョブローテーション制度は、新しく配属された部署で基本的にOJT形式の業務をしながら学んでいくものであり、従業員の能力向上に有効な方法です。新入社員の場合は適正を判断するのに有効ですし、中堅以上の従業員を対象にした配置換えでは幹部候補の育成にも役立ちます。

まとめ 適切な「人事管理」が企業の力になる

人事管理を適切に行えば企業の業績向上につなげられます。人事管理部門は直接利益を生むわけではないものの、利益を生むために重要な役割を果たしている部署と言えます。従業員の評価や育成はもちろん、採用や解雇も一括で担当するため大変ですが、採用活動に力を入れて優秀な人材を集めることができれば、それだけで自社の利益につなげられる可能性が高まるでしょう。

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※この記事は2020年7月の情報を元に作成しています。

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