リクルーティングコラム

中小企業が抱える採用課題と具体的な解決策を紹介 

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人が集まりやすい首都圏や都市部に比べて、地方の中小企業は人口が少ないために採用したい人材を集めづらく、なかなか良い採用につながらないと悩みを抱えている採用担当者もいるのではないでしょうか。

この記事では地方の中小企業における採用課題について解説します。

漠然と人材が集まらないことに悩むのではなく、採用における自社の課題を認識し、その解決方法を知って、より良い採用活動につなげましょう。

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採用課題とは?

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「求人を出したのになかなか応募がない」「応募はあっても自社に合う人材でない」「採用したものの辞退されてしまう」など、採用がうまくいかないケースは何通りも考えられます。

まずは「なぜ自社の採用は期待通りの結果が出ないのか」という「採用課題」について知り、基礎知識を学んだ上で中小企業の採用課題について考えることが大切です。

ここでは、そもそも採用課題とは何かという基礎の部分を解説します。

採用課題とは

採用課題とは、採用活動をするなかで障害となる問題のことです。

採用活動の効率を下げる要因であり、そこを改善することで採用の質が上がるポイントともいえるでしょう。

厚生労働省が発表した一般職業状況によると、令和4年4月の有効求人倍率は1.23倍、新規求人倍率は2.19倍と高い水準を保っており、依然として企業の求人数が求職者を上回っている状況が続いています。

企業はひとりの求職者を獲得するために競い合うことが必須となるため、自社の採用課題を知り、より質の良い採用活動を行うことが大切です。

採用課題の3つのフェーズ

具体的に採用課題を見つけていくにあたって、まずは自社の採用がどの段階でつまずいているのかを把握しなくてはいけません。

段階ごとに課題となる要因は異なり、解決方法が変わるため、どのフェーズに問題があるのかを理解することが効率の良い採用活動へつながるきっかけとなるのです。

その採用課題の3つのフェーズとは、(1)求人募集の段階、(2)選考の段階、(3)採用後の段階に分かれます。

それぞれの段階における採用課題をみてみましょう。

(1)求人募集の段階

求人募集の段階における採用課題は以下です。

・求人募集は出しているものの、求職者からの応募がない

・応募はあるものの、採用したい人物像とずれている

応募がない場合は、自社の求人情報の見直しが必要になると思われます。

求人票の記載内容が魅力を感じないものになっていたり、競合他社に比べて待遇や給与よりも低かったりすると、なかなか求職者は集まりません。

また、具体的に欲しい人材像を記載し過ぎても、敬遠されてしまう場合があります。

「あったら嬉しい」程度の資格を書き過ぎたり、ハードルをあげ過ぎたりしてしまうと、なかなか求職者は応募に踏み出せないのです。

同業他社の求人情報と比較し、待遇面や求人情報の見せ方も研究すると良いでしょう。

応募してくる求職者と自社が求めている人材が異なる場合は、応募資格について検討する必要があります。

若手を集めたいのか、ベテランを集めたいのかによって、応募資格の欄に書く内容は変えなくてはいけません。

若手を集めたい場合は「未経験者歓迎、教育制度あり」などを書くことがおすすめです。その企業で働くことで能力を磨いていける面をアピールすると良いでしょう。

(2)選考の段階

選考の段階の課題をみていきましょう。

この段階での多い課題は、以下の3パターンです。

・面接日程を組んだものの面接に来ない(キャンセルされる)

・面接に通り採用したものの、内定を辞退される

・直属の上司面談が通らない 

面接日程を組んだにも関わらず面接を辞退される場合は、他社の選考を通過していることが考えられます。

求職者は応募の対応が遅れたり、やりとりがスムーズにいかなかったりすると、早く面接ができ選考が通る可能性が高い競合他社に流れてしまいます。

応募者が他社へ流れてしまうことを防ぐために、なるべくはやい連絡を行うことが大切です。

オンライン面接を取り入れると求職者の移動の負担も減り、面接に挑戦しやすくなります。

内定を辞退される場合は、求職者(および内定者)とコミュニケーションがとれていたかどうかを見直してみましょう。

内定が決まったものの、新しい環境に対して不安がある求職者がいるかもしれません。

求職者の不安を解消するためには内定から入社までの期間にこまめに連絡してなるべく接点をもち、求職者の入社への不安を解消する工夫が必要です。

直属の上司や配属先の面談が通らない場合は、採用担当者と現場の求める人材のすり合わせが必要になります。

その際は希望の年代、資格などの情報に加えて、どのような性格、価値観の人材を求めているかを聞き出しておくことがポイントです。

(3)採用後の段階

採用後に出てくる課題は主に以下の2つです。

・早期離職してしまう

・ミスマッチが起きて、活躍できない

早期離職や定着率の低さが問題の場合は、内定者が入社前と入社後のギャップについていけないことが要因として考えられます。

入社してほしいからといって、募集や面接の際に良いことばかりを伝えるのではなく、働く人にとってネガティブな情報も話しておくことが大切です。

採用後の課題を解決するには、新人教育や新しい社員のフォローアップ体制が整っていることも重要になります。

内定者は入社後に新しい業務知識を覚えたり、新しい人間関係のなかに入っていったりして環境に慣れなければいけないため、少なくないストレスを抱えるものです。

そのため、仕事の技術面はもちろん、気持ちの面からもできる限りフォローすることが求められます。

採用のミスマッチが起きて内定者が活躍できていない場合は、内定者と社風や社内文化が合っていない可能性があるかもしれません。

ルールを重んじてコツコツやっていくのが好きなタイプなのか、それともどんどん挑戦できる環境が向いているのかなど、内定者の資質を尊重しながら、会社に少しずつ慣れてもらうよう、こまめなフォローを行いましょう。

中小企業が抱える採用課題

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大手企業と違い、なかなか人材を確保するのが難しい中小企業の採用担当者は、どのようにしたら効率よく採用活動を進めていけるのでしょうか。

ここでは中小企業の採用課題に着目し、より具体的に採用課題について深掘りします。

応募が少ない

大企業の認知度の高さには勝てず、そもそもの応募が少ないことが、中小企業の採用活動においてよくある課題です。

中小企業では採用活動にかけられる費用も限られてくるため、大々的な広告を打つことも難しく、予算の関係からも応募は少なくなってしまいます。

中小企業の採用活動で大切なのはターゲットとなる層を見極めて、求人を出すことです。

応募を出したら待つ姿勢が基本とされてしまいがちな採用活動ですが、スカウトメールを送る機能のある求人サービスを使うなど積極的にこちらから求職者にアピールできる活動も考えていくと良いでしょう。

ミスマッチの発生

効率の良い採用活動が求められる中小企業において、なるべくミスマッチを減らしていくことが大切です。

中小企業では人事部の人数が少ない、あるいは人事担当者がいない企業もあるかもしれません。

そのため、採用活動における業務があふれてしまい、一番大切な求職者との面談や現場とのすり合わせがおろそかになってしまうことも考えられます。

まずは現場が欲しい人材を丁寧に聞き出し、現場と採用チーム全員が共通認識をもっている状態になってから面談に進むとよいでしょう。

求職者の価値観や人となりにも着目しながら面談を進めていくことも重要です。

内定を辞退される

6月〜8月ごろに内定辞退が増える傾向にあるのなら、内定者が大手企業に流れていることが考えられます。

それ以外の時期での内定辞退の場合は、面談で入社への不安が増えてしまったことや、条件の不一致があった可能性があるでしょう。

大手企業の雇用条件や待遇には叶わないところもありますが、求職者の共感ややりがいを引き出し、中小企業だからこそできることを面談でもていねいに説明することが理想です。

面談時にきちんとお互いの条件について話し合ったうえで、入社への不安を解消するには、さらに内定後もこまめに連絡を取り合うことが大切になります。

定着しない

中小企業における定着率の低さは、社風や社内文化になじめないこと以外に、人材育成制度の不足や業務過多が原因かもしれません。

とくに若手に対しては、将来的にキャリアアップできる教育を受けられる環境を設け、スキルアップできる制度を整える必要があります。

新人教育担当をつくり、一歩一歩頑張っていけば良いという環境を整えることで、内定者も安心して業務を覚えていけるはずです。

新人のときから業務が多すぎると、心が折れてしまうこともあります。

そのため仕事を一気に渡すのではなく、バランスを見て少しずつできることを増やしていきましょう。

採用フローの見直し

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中小企業に必要なのは、効率の良い採用活動です。

限られた予算や人材資源で最大の成果を得るために、採用フローを常に見直して改善し続けることが求められます。

採用フローの再検討を行うことで、今までは取りこぼしていた層を獲得できたり、適切な人材と出会うことができたりするなど、より良い採用活動へとつながるのです。

最適な採用フローを構築する

採用したい人物像を明確にし、求める人物像に近い求職者に自社の求人情報を届けること、自社から求職者に伝えるアピールポイントを明確にすることが大切です。

採用したい人物像を明確にしないまま採用活動を進めていくと「現場担当の面接に通らない」、「入社後に内定者の能力が活かしきれない」など、のちのちのトラブルにつながりかねません。

採用に適した理想の人物像は年代や所有している資格だけではなく、人柄やその人の価値観なども含まれるため抽象的になりやすいですが、言語化し、採用担当者だけでなく現場との情報共有しておくことが肝心です。

社内で、欲しい人材イメージのキーワードを上げていくといった言語化をしておくことがポイントといえます。

知名度で大企業には負けてしまう中小企業は、自社の訴求ポイントを明確にしておくことも重要です。

求職者への訴求ポイントがあいまいだと、選考を進めるなかで面接担当者によって求職者が会社に対して受ける印象が異なってしまったり、複数の求人広告を出していたとしてもさまざまな訴求ポイントがあふれすぎてしまったりして、求職者が混乱する原因となります。

あいまいな選考となることを防ぐためにも、自社のアピールポイントは明確にしたうえで採用に関わる社員全員で共有しておきましょう。

インターンシップを用いて新卒の学生との接点を増やす

新卒採用にあたっては出会う学生の数を増やすことで、自社が求める人材を獲得できる可能性が高まります。

自社の業績や商品、労働環境などをより詳しく知ってもらうことで、自社で働くイメージがしやすくなり、就活生の志望度の高まりにつながるのです。

インターンシップでは社風や社内文化などの部分も体験できるため、入社後のミスマッチが起きづらくなるメリットがあります。

インターンシップを迎え入れるために各部署が準備を整える必要がありますが、教育フローの見直しや準備の過程で求める人物像が明確になるといったメリットもあります。

選考過程の動機付けを増やす

消去法で選ばれるのではなく「この会社でぜひ働きたい!」という求職者を増やすことも、効率のよい採用活動につながります。

自社に対する志望度が高ければ、面接や内定辞退を減らせるだけではなく、モチベーションのある新入社員が入社することによって他の社員の刺激になるため求職者、会社双方にとってメリットがあるでしょう。

応募以降の求職者との丁寧なやりとりや面接などを通して志望度を高めていくことは、採用から入社までの採用活動として理想の流れです。

求職者の不安を解消する丁寧なコミュニケーションはもちろん「この会社に入るとどのようなメリットがあるのか」を伝えることが重要になってきます。

売り手市場の採用活動において求職者は数ある会社から「その会社」を選ぶ理由を必要としているため、採用過程で自社の良さを説明し、現場の担当者の話を聞ける場所を設け、自社で働く自分をイメージしてもらうことが大切です。

求職者の動機形成をすることによって、質の高い採用活動になるでしょう。

採用ノウハウの蓄積を行う

採用人数があまり多くない中小企業こそ採用のノウハウを自社に蓄積することで、どの段階での辞退が多いのか、どのような文言を使って求人を出せば応募がくるのかなどを分析できるため、効率の良い採用活動につながります。

今までの採用を通して改善点を洗い出して、次の採用に生かすために、応募者のデータを蓄積し「どのような人材を採用したか」や「採用しなかった人材の特徴は何か」を記録すると良いでしょう。

採用活動を細分化し分析することが、自社の採用活動のどこが弱いのか、どの段階でつまづいているのかを把握することにつながります。

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​​採用課題の解決方法

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予算や知名度のある大企業に比べて、中小企業の採用活動は難しいのが現状です。

2020年のリクルートワークス研究所の調査によると、大手企業の求人倍率は約1倍ですが、社員が300人未満の中小企業では2010年より、3倍という高い水準を保っています。

調査結果からも、中小企業こそ採用課題を見つけ、その課題を確実に解決していくことが大切であることがわかるでしょう。ここからは中小企業の採用課題の解決方法を具体的に紹介します。

採用基準を明確にする

まずは自社の採用基準を明確にすることが大切です。

採用基準を明確にすることによって、求職者のミスマッチや早期離職、配属チームの面談が通らないといった課題の発生を予防できますし、採用基準を明確にしておけば、求人広告を出す際に的確な文言を盛り込むことができます。

それによって最適な求人広告を作りやすくなり、効率の良い採用活動になるのです。

「採用基準を明確にする」とは具体的にどのようなことをするのでしょうか。

採用基準の要素を以下の3つに分けます。

これらの3つの要素をわかりやすく言語化できている状態が「採用基準を明確化」されている状態です。

知識(スキル)は、求職者の学力や資格、業務上での技術などを指します。

第三者から見ても分かる職務経歴といった求職者の情報は、知識の枠に含めて検討してもいいでしょう。

行動・思考特性は、社内の雰囲気に適応できるかを見極めるために必要な要素です。

人格は求職者の幼少期からの人となりや、仕事、人生に対する価値観を知るための要素を指します。

この採用基準の要素は、社内で検討してから決めても良いでしょう。

大切なのは「どのような面から求職者を評価するか」といった評価軸を定め、その評価軸ごとにさらに細かい基準を設けていくことです。

自社の魅力をアピールする

求職者にわかりやすく自社の良さを伝えることも、採用課題の解決には必要になります。

求人広告のコピーや面接時に自社の説明をする際には、求職者が興味をもつような魅力がなければいけません。

おおげさにアピールするのではなく「自社の良さ」を客観的な視点でわかりやすく伝えることが重要です。

自社の魅力を見つけるためには、採用チームで思いつくままにキーワードをあげていく方法があります。

自社の良さについてをふせんに書き出し、それをジャンル分けしていくと「自社の良さ」を言語化したうえで整理できるのです。

自社が行なっているサービスや事業のほか、働いている人たちや、環境や待遇といったさまざまな側面からの自社の魅力を洗い出し、適切な言葉で説明できるようにしましょう。

中小企業ならではの良さは以下のような例が挙げられます。

・経営陣との距離が近く、裁量をもって仕事をしやすい

・幅広い仕事を任せてもらえる

そのほかにも残業時間や社内文化、教育制度などを伝えることもおすすめです。

自社ならではの良さをわかりやすく言語化し、伝えていくことが求められます。

面接は「ぜひこの会社に入社したい!」といった求職者のモチベーションをさらに高めてもらう場です。

そのため求職者の合否だけではなく、自分の会社の魅力を伝えることも意識しましょう。

自社にあった採用方法を決める

自社にとって最適な採用方法を選択することは効率の良い採用活動をする上で不可欠です。

経験豊富なベテランを採用したいのか、それとも長く働いてくれる若手が良いのかなど、どのような人物像・職種を求めているのか明確にした上で、求職者に自社を知ってもらう方法を考えましょう。

採用方法には、求人媒体、人材紹介、採用サイトやホームページの活用、SNSの活用、就職・転職イベントや合同説明会の実施、ハローワークへの掲載などが挙げられます。

どの方法を取るかでかかる費用も変わるため、費用や稼働できる人数も考慮しながら採用方法を決めると良いでしょう。

入社まで採用者をフォローする

内定後の辞退を減らすためには、入社までに採用者とこまめなコミュニケーションを取ることが必要です。

採用者のフォローの例は、カジュアルな座談会や内定者同士の懇親会を開催する、個人面談を行う、などがあります。

採用者は新しい環境に不安を抱いていることが少なくありません。

採用者の不安の払拭や内定を出してから数ヶ月間連絡をしていない事態を起こさないためにも、定期的な連絡の実施や座談会・懇親会といった採用者のフォローを行いましょう。

まとめ

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苦戦しがちな採用活動ですが、採用課題を見つけて細分化し、ひとつひとつ解決策を考えていけば、できることはあります。

この記事を読んで自社ならではの魅力を大切に、ぜひ最適な採用活動をしてください。

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※この記事は、2022年12月現在の情報を元に作成しております。

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